國立高雄大學電子郵件管理辦法

97年5月23日本校第91次行政會議通過

依104年4月10日第144次行政會議決議修正法規格式

110年4月16日第148次主管會報修正全文，110年4月30日第182次行政會議修正全文，110年5月10日發布

第一條     為管理本校教職員生電子郵件帳號，確保電子郵件(e-mail)之正確使用，以保障個人權益，避免因他人之不當行為而受損，特訂定本辦法。

第二條     電子郵件服務適用對象及範圍

一、本校在職之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員、兼任教師及計畫專任助理。

二、本校退休之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員及計畫專任助理。

三、本校學生及校友。

四、本校學分班學生。

五、特殊需求：如單位、計畫、活動公務信等。

第三條     電子郵件帳號申請規則

一、本校在職之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員、兼任教師及計畫專任助理於報到時申請。

二、本校兼任教師由所屬單位協助申請。

三、本校退休之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員及計畫專任助理於辦理離職程序時申請保留；退休後申請者，請檢附退休證明文件提出申請。

四、本校學生於入學後自動建立。

五、本校學生於畢業後，自動由學生帳號轉為校友帳號，自動轉換作法實施前畢業之校友，由學務處協助申請校友帳號。

六、本校學分班學生由授課單位造冊提出申請。

七、每人限申請一個帳號。

八、特殊需求帳號由需求單位或個人提出申請。

第四條     電子郵件帳號使用期限與刪除規則

一、本校在職之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員及計畫專任助理於離職後刪除帳號。有業務交接保留需求者，簽請主管同意並會辦圖書資訊館（以下簡稱本館）網路通訊組，內容需明確載明保留之天數，期滿後刪除該帳號。

二、本校退休之專任教職員工、專案教師、校聘工作人員及計畫專任助理，需每年12月31日前主動告知本館續用帳號；若逾期未告知，得予刪除該帳號。

三、本校兼任教師於次學期未聘任者得予刪除帳號。

四、本校學生如撤銷入學資格、開除學籍、轉學、退學，依教務處通知名單刪除帳號。

五、學分班學生修業期滿後得予刪除帳號。

六、特殊需求者，於需求條件消滅後得予刪除帳號。

第五條     為維持全校電子郵件之正常運作，各帳號擁有人有配合電子郵件相關規定之義務。

各帳號擁有人不得將帳號借予他人使用，如因帳號借予他人或不當使用而導致個人權益受損時，由帳號擁有人負完全之責任。

帳號擁有人應定期清理其過期郵件，若其郵件超過系統規定的信箱容量或該帳號90天未登入使用，本館有權清除之，以確保整個電子郵件系統之正常運作與順暢。

如因他人之濫用，導致個人權益受損之被害人，有權將該封郵件傳給本館處理之。

郵件內容應以善意之使用為原則；商業性之公告文件，不得以電子郵件為其傳播媒介。

帳號擁有人應妥為保護其個人帳號及密碼，帳號遭他人盜用時，應儘速通知本館停止該帳號，並更換新密碼。

為防範不可抗拒之因素或重建帳號而導致資料遺失，重要資料請自行備份，本館將不負任何保管及賠償責任。

為維護系統安全考量的特殊情況下，例如惡意電腦病毒、或郵件炸彈等，本館有權對帳號擁有人之資料做緊急處分。

第六條     本校教職員工生使用電子郵件系統如有下列不當之行為，學生部份送請學務處處理，教職員工部份送請人事室處理，若情節嚴重涉及刑責者，移交檢警機構辦理：

一、於公開性文件中使用煽動或毀謗性文字者。

二、盜用他人帳號者。

三、未善盡保護個人帳號及密碼之責，遭他人盜用者。

四、其他不當使用之行為，導致他人權益受損者。

上述情節如經查證屬實，將停止其電子郵件帳號之使用權，關閉帳號期間之一切損失或紛爭，由其自行負責。

第七條     本辦法未盡事宜，依其他相關法令規定辦理。

第八條     本辦法經行政會議通過，陳請校長核定後發布，修正時亦同。

           本辦法自發布日施行。